Trong thời đại số, tự động hóa công việc không còn là đặc quyền của dân IT. Nếu bạn là nhân viên văn phòng thường xuyên xử lý dữ liệu, lập báo cáo, quản lý thông tin… thì Google Sheets chính là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tuần.
Dưới đây là những cách tự động hóa công việc với Google Sheets đơn giản, hiệu quả mà ai cũng có thể làm được – không cần biết lập trình phức tạp.
1. Tự động gửi email từ Google Sheets
Bạn có thể gửi email hàng loạt từ dữ liệu có sẵn (tên, địa chỉ email, nội dung cá nhân hóa…) chỉ với vài dòng Google Apps Script.
✅ Ví dụ: Gửi thông báo, nhắc việc, báo cáo định kỳ…
📌 Công cụ:
Extensions > Apps Script > dùng mẫu script gửi email hàng loạt.
2. Tự động hoá nhập liệu bằng Google Forms
Tạo biểu mẫu Google Forms để tự động đổ dữ liệu vào Google Sheets mà không cần nhập tay.
✅ Ứng dụng trong: khảo sát nội bộ, đơn xin nghỉ phép, báo cáo công việc…
3. Tạo báo cáo động bằng hàm QUERY và FILTER
Sử dụng các hàm như QUERY, FILTER, IMPORTRANGE để tạo báo cáo linh hoạt, tự động cập nhật khi có thay đổi dữ liệu.
✅ Ưu điểm: Không cần thao tác thủ công, cực kỳ tiết kiệm thời gian.
4. Tự động cập nhật dữ liệu giữa các file Sheets
Dùng IMPORTRANGE để kết nối nhiều file Google Sheets lại với nhau, dữ liệu sẽ luôn đồng bộ và cập nhật liên tục.
📌 Ứng dụng: Quản lý dữ liệu phòng ban, báo cáo tổng hợp từ nhiều nguồn.
5. Sử dụng Trigger để chạy tác vụ theo thời gian
Google Sheets cho phép bạn thiết lập thời gian chạy script tự động (ví dụ: gửi email mỗi sáng thứ 2, cập nhật báo cáo mỗi ngày…)
✅ Truy cập:
Extensions > Apps Script > Triggers
6. Tự động tô màu, định dạng dựa trên điều kiện
Với Conditional Formatting, bạn có thể làm nổi bật dòng dữ liệu quan trọng như doanh số dưới mục tiêu, deadline sắp đến…
📌 Giúp người dùng dễ theo dõi và ra quyết định nhanh hơn.
7. Tạo menu tùy chỉnh trong Google Sheets
Bạn có thể thêm menu tùy biến (ví dụ: Gửi Email, Xuất Báo Cáo…) bằng Google Apps Script để người dùng bấm vào là thao tác tự động chạy.
✅ Cực kỳ hữu ích cho đội nhóm không rành kỹ thuật.
💡 Mẹo nhỏ:
-
Cài Google Sheets add-ons như Document Studio, Autocrat, Sheetgo để tăng khả năng tự động hoá.
-
Học thêm về Google Apps Script – chỉ cần biết logic cơ bản, không cần code phức tạp.
🔚 Kết luận
Tự động hóa không còn là điều xa vời! Chỉ với Google Sheets và vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể giảm thời gian lặp lại, tăng hiệu quả công việc đáng kể. Dù bạn là kế toán, HR, marketing hay quản lý – Google Sheets đều có thể “cân” giúp bạn.
