Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng Google Drive hiệu quả để quản lý tài liệu, tìm kiếm nhanh chóng và làm việc nhóm tiện lợi. Bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn những mẹo hay nhất giúp bạn làm chủ Google Drive như một chuyên gia.
1. Sắp xếp tài liệu bằng thư mục và màu sắc
➤ Mẹo: Tạo thư mục theo chủ đề, dự án hoặc thời gian (tháng/năm).
-
Nhấp chuột phải > Tạo thư mục mới
-
Đặt tên rõ ràng, ví dụ: “Hóa đơn 2025”, “Dự án ABC”
-
Nhấp chuột phải vào thư mục > Đổi màu để dễ phân biệt
👉 Lợi ích: Giúp bạn tìm kiếm và phân loại file nhanh chóng, gọn gàng hơn rất nhiều.
2. Đặt tên file thông minh và có quy tắc
Ví dụ: HD_Mar_2025_CongTyA.pdf thay vì Untitled.pdf
Bạn có thể dùng quy ước: [Loại file][Tháng/Năm][Tên đối tượng]
👉 Lợi ích: Khi kết hợp với tính năng tìm kiếm của Drive, bạn dễ dàng lọc đúng file chỉ trong vài giây.
3. Sử dụng tính năng Tìm kiếm nâng cao
➤ Cách dùng:
-
Nhấn vào biểu tượng kính lúp > Tìm kiếm tùy chọn
-
Tìm theo:
-
Loại file (PDF, ảnh, bảng tính,…)
-
Người sở hữu
-
Ngày chỉnh sửa gần nhất
-
Từ khóa trong tiêu đề/file
-
👉 Mẹo nhanh: Gõ trên thanh tìm kiếm:type:pdf owner:me before:2024-12-31
→ Tìm các file PDF do bạn sở hữu trước cuối năm 2024
4. Tải và cài ứng dụng Google Drive trên điện thoại
Cài app Google Drive để:
-
Truy cập file mọi lúc mọi nơi
-
Quét tài liệu, hóa đơn thành file PDF trực tiếp từ camera
-
Đồng bộ nhanh với máy tính
👉 Lưu ý: Nên bật chế độ ngoại tuyến (offline) cho các file quan trọng.
5. Chia sẻ file thông minh và an toàn
➤ Chia sẻ bằng đường link:
-
Nhấp chuột phải > Chia sẻ > Sao chép liên kết
-
Chọn quyền: Xem / Bình luận / Chỉnh sửa
➤ Mẹo nâng cao:
-
Chỉ chia sẻ cho người có Gmail cụ thể
-
Đặt hạn sử dụng link, hoặc thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào
6. Sử dụng Google Drive làm công cụ làm việc nhóm
Kết hợp với Google Docs, Sheets, Slides để:
-
Làm việc đồng thời trên 1 tài liệu
-
Giao nhiệm vụ qua bình luận
-
Xem lịch sử chỉnh sửa & khôi phục phiên bản cũ
👉 Lợi ích: Làm việc từ xa hiệu quả, không cần gửi file qua lại rối rắm.
7. Tăng dung lượng lưu trữ hiệu quả
-
Dọn dẹp file không cần thiết: vào drive.google.com/drive/quota
-
Xóa file lớn, video cũ, file trùng lặp
-
Xóa sạch Thùng rác
-
Mua thêm dung lượng từ gói Google One (bắt đầu từ 15GB miễn phí)
8. Tích hợp Drive với các ứng dụng khác
-
Kết nối Google Drive với Gmail, Google Meet, Zoom, Notion, Trello,…
-
Lưu trực tiếp tệp đính kèm từ Gmail vào Drive
-
Đính kèm file Drive khi gửi email, họp online
Kết luận
Việc biết cách sử dụng Google Drive hiệu quả không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu việc lưu trữ và cộng tác trong công việc. Hãy áp dụng ngay những mẹo trên để quản lý dữ liệu chuyên nghiệp hơn và không còn “lạc trôi” giữa hàng trăm file tài liệu nữa!
